Geschrieben von Martin

Inside Stadtteilliebe - Homeoffice extrem

Klar, Homeoffice ist seit nunmehr einem Jahr eines der Schlagwörter schlechthin und auch wir haben Ende des letzten Jahres in unserem Blog ein paar Tipps zum besseren Arbeiten in den eigenen vier Wänden veröffentlicht (den Artikel findest du hier). Darum soll es heute aber nicht gehen. Vielmehr wollen wir den Blick auf uns selbst werfen und ein paar unserer Erfahrungen mit euch teilen.

Kontext

Wir bei Stadtteilliebe arbeiten schon lange remote, klar. Die Tätigkeiten lassen es zu und das aktuelle Umfeld erfordert es. Was die Situation besonders gemacht hat: Ich arbeite seit Anfang Februar Vollzeit für die Designagentur und habe gleichzeitig mein Homeoffice für zwei Monate nach Münster verlegt. Das klingt nach keiner allzu großen Umstellung: aus 2,5 Tagen Designagentur und 2,5 Tagen Studium werden nun 5 Tage Arbeit und Homeoffice bleibt Homeoffice, egal von wo wir arbeiten. Ganz so war es aber nicht, aus 5km Entfernung zum Büro wurden 550km. Das sind knapp 6h mit dem Auto oder 27h auf dem Fahrrad. Mal schnell mit dem Rad etwas im Büro abholen oder ein kreatives Brainstorming zu zweit in persona (und mit ausreichend Abstand) gibt es dann nicht mehr. Für Florian hieß das: der Werkstudent ist nun nicht mehr die halbe Woche verfügbar, sondern sitzt als Angestellter jeden Tag (warum kursiv? Dazu kommen wir später noch) an Tätigkeiten für unsere Agentur.

Reflexion - Wo hing es?

Wie gesagt, das Ganze ist für uns kein Neuland. Die Klassiker wie Weekly, virtueller Kaffee oder Check-In / Check-Out kennen wir natürlich und haben sie in unseren Arbeitsalltag integriert. Damit kann doch nichts mehr schiefgehen, oder? Der Teufel steckt wie immer im Detail. Die großen, projektrelevanten Aufgaben verteilen wir, hierfür gibt es klare Zuständigkeiten und Tools zur Kommunikation ebendieser. Was aber ist mit den vielen kleinen Dingen? Hier schnell auf eine Anfrage antworten, da einen Post in den sozialen Netzwerken absetzen, dort nochmal schnell gemeinsam auf ein Design schauen und wer zum Teufel räumt endlich mal die Dateiablage der letzten Wochen auf? Sowas halt...

Grafik mit Münster und Dresden und einem verschachtelten Würfel dazwischen

Die Zuständigkeit ist einfach, wenn solche Aufgaben klar bei einer Person liegen (bisher bei Florian, als ich halbtags gearbeitet habe). Was aber, wenn eine zweite - in diesen Belangen gleichberechtigte - Person hinzukommt? In unserem Fall entstand an dieser Stelle ein kleines Vakuum und gefühlte Zuständigkeiten. Für die kleinen Dinge fehlten die Verantwortlichkeiten und das mal schnell über den Schreibtisch hinweg klären war eben nicht. Klar läuft trotzdem alles wie gewohnt, wir sind für euch nach wie vor erreichbar und in unserem Büro in der Dresdner Friedrichstadt geht deswegen keine rote Signalleuchte an. Aber mit der Zeit können diese kleinen, nicht erledigten Aufgaben sich sammeln. Sie können die Kreativität hindern und irgendwann zu einer Lähmung werden.

Unsere Lösung

Zunächst: wir erfinden an dieser Stelle das Rad nicht neu. Wir haben für uns Mittel und Wege gefunden, die bei anderen auch funktionieren können, das aber nicht müssen. Die Prozesse und Arbeitsweisen sind individuell und jeder Ausgangssituation ist ein wenig anders. Der erste Schritt zur Lösung ist immer zu erkennen, dass ein Problem vorliegt. Wir sind nicht eines morgens aufgewacht und wussten, das der Schuh drückt und an welcher Stelle genau, vielmehr ist es ein schleichender Prozess. Dass wir diesem Punkt mehr Aufmerksamkeit schenken und ihn einmal genauer betrachten müssen, hat Florian erkannt. Hinsetzen. Nachdenken. Ausprobieren.

Was hat für uns nicht geklappt:

den Dingen ihren Lauf lassen

versuchen, die kleinen Aufgaben in unserem Board zu sammeln (statt einem produktiven Board hatten wir eher eine Wall of Shame erstellt)

in zu großen Kategorien (du Design / ich Entwicklung) oder zu kleinen Unterteilungen (egal wie genau, es gibt immer Aufgaben, die sich nicht zuordnen lassen) zu denken

Was hat letztendlich geklappt:

uns die kleinen Dinge, wann immer sie uns über den Weg laufen und auffallen, direkt dem anderen zu schreiben, darauf aufmerksam zu machen und die Frage zu stellen: "Du oder ich?"

immer wieder gegenseitige Erwartungen kommunizieren und abgleichen

den Dingen dann doch etwas Luft lassen: wie so oft im Leben, müssen sich manche Sachen erstmal einruckeln. Florian und ich haben uns trotz der vorangegangenen Zeit in manchen Sachen noch aneinander gewöhnen müssen. Mit dieser Gewöhnung verkleinerte sich das Vakuum und Zuständigkeiten ergaben sich ganz von allein

Klingt einfach und total logisch? Für uns auch da wir hier sitzen und diese Zeilen schreiben. Doch ist der Prozess etwas versteckt und erfordert eine gewisse Achtung. Besonders der erste Punkt klingt etwas plump: einfach nachfragen und direkt klären. Doch sind wir mal ehrlich, wie oft haben wir einen Gedanken oder ein kurzes To-Do und denkt sich: "Damit nerve ich X jetzt nicht. Der muss gerade wichtige Aufgabe Y machen. Lieber später beim virtuellen Kaffee." Und zack... ist es in Vergessenheit geraten. Ähnlich mit Kanban Boards oder Tickets. So gern wir diese Werkzeuge in Projekten und mit Kunden benutzen, diese kleinen Aufgaben sind tatsächlich besser in unseren ganz analogen Notizbüchern (wir verwenden beide welche, aber dazu ein andermal mehr) aufgehoben.

Dazu kommt das gemeinsame Verständnis, dass wir uns gegenseitig mit diesen Nachrichten zwischendurch zu scheinbar weniger wichtigen Themen nicht nerven. Auch das klingt logisch, muss im Alltag aber immer wieder bewusst gemacht werden, genau wie die wechselseitigen Erwartungen. Bei diesem Thema haben wir uns das Ganze erneut definiert und visualisiert. Nicht weil es für uns nicht klar ist, sondern weil es eine ständige Achtung verlangt. Dabei herausgefallen ist die folgende Grafik.

Grafik mir Auflistung welche Methoden funktionieren und nicht funktionieren


Sich diese Sachen immer und immer wieder bewusst zu machen hilft uns bei unserer Zusammenarbeit, bei verantwortungsbewussten Entscheidungen und dem gemeinsamen Verständnis unserer Arbeit. Auch ist uns mal wieder bewusst geworden, dass die Lösungen für die Probleme des Alltags nicht immer sonderlich kreativ und bahnbrechend sind, sondern eine ständige Auseinandersetzung mit uns und unserer Umwelt erfordern. Nun bin ich wieder in Dresden, in vertrauter Nähe zum Büro. 550km stellen nun nicht mehr die Entfernung, sondern unser Ziel beim Stadtradeln dar 🚲. Das Gefühl ist wieder ein anderes, was bleibt, sind die Erkenntnisse für unsere Arbeitsweise im Hinblick auf die vielen kleinen Aufgaben, die im Agenturalltag links und rechts anfallen.

Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht oder seid interessiert am Austausch über unseren Prozess und unsere Erkenntnisse? Dann schreibt uns gern, wir freuen uns über jede eurer Nachrichten!

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